Souhlas se zpracováním GDPR

Zásady ochrany osobních údajů

Asociace komunikačních agentur (AKA) jako pořadatel soutěže Effie Awards Czech Republic (dále jen „soutěž“) zpracovává osobní údaje účastníků, přihlašovatelů, porotců a dalších osob souvisejících se soutěží v souladu s platnými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

V tomto dokumentu najdete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, na jakém právním základě, po jakou dobu a jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva.

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Asociace komunikačních agentur České republiky, spolek (AKA)

se sídlem:

Na Pankráci 420/54, 140 00 Praha 4, Česká republika

IČ:

452 47 846

spisová značka:

L 3089 vedená u Městského soudu v Praze

E-mail:

office@aka.cz

Tel.:

+420 603 196 611

(dále jen „správce“ nebo „my“)

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze osobní údaje v rozsahu nezbytném pro organizaci soutěže, komunikaci s účastníky, zajištění porotcovského procesu a související administrativu.

2.1 Přihlašovatelé a kontaktní osoby přihlášek

U přihlašovatelů a kontaktních osob zpracováváme zejména:

• jméno a příjmení
• společnost nebo instituce
• pracovní pozice
• e-mail
• telefonní číslo
• údaje uvedené v přihlášce a v související komunikaci

2.2 Porotci

U porotců zpracováváme zejména:

• jméno a příjmení
• společnost a pracovní pozice, případně specializace
• e-mail
• telefonní číslo (pokud je uvedeno)
• zařazení do poroty
• hodnocení a komentáře v rámci soutěžního procesu
• fotografii a případně audio či video záznam pořízený při aktivitách souvisejících se soutěží

2.3 Kontaktní formulář a e-mailová komunikace

Pokud nás kontaktujete přes formulář nebo e-mailem, zpracováváme:

• jméno (pokud je uvedeno)
• e-mail
• obsah zprávy a související komunikaci

2.4 Obchodní a smluvní spolupráce

V případě smluvní spolupráce (např. partneři, dodavatelé, služby) můžeme zpracovávat:

• identifikační a kontaktní údaje osob jednajících za smluvní strany
• údaje nezbytné pro plnění smlouvy a vedení účetnictví
• další údaje, které nám v rámci spolupráce poskytnete

Pokud nám v rámci spolupráce předáte osobní údaje třetích osob (např. zaměstnanců), odpovídáte za to, že jste oprávněni nám je předat.

3. Účely zpracování a právní základ

Osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:

3.1 Administrace soutěže

Zpracování je nezbytné pro přijetí přihlášky, komunikaci s přihlašovateli, organizaci porot, vyhodnocení a vyhlášení výsledků.

Právní základ:

• plnění smlouvy a podmínek soutěže (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• oprávněný zájem správce na zajištění průběhu soutěže (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Poskytnutí těchto údajů je smluvním požadavkem. Bez nich není možné účast v soutěži.

3.2 Organizace porotcovského procesu

Osobní údaje porotců zpracováváme za účelem zajištění porotcovské práce, komunikace, organizace zasedání, vyhodnocení přihlášek a vedení evidence porot.
Právní základ:

• plnění smlouvy nebo dohody o výkonu funkce porotce (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• oprávněný zájem správce na zajištění průběhu soutěže (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

3.3 Propagace soutěže a informování veřejnosti

V souvislosti se soutěží můžeme zveřejňovat informace o porotě, průběhu a výsledcích soutěže, zejména:

• jméno porotce, profesní zařazení, fotografie
• jména oceněných subjektů a základní informace o oceněných projektech
• fotografie a záznamy ze slavnostního vyhlášení a doprovodných akcí

Právní základ:

• oprávněný zájem správce na propagaci soutěže a informování veřejnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• případně souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), pokud je vyžadován

3.4 Zasílání organizačních a informačních sdělení

Kontaktním osobám přihlašovatelů a porotcům můžeme zasílat organizační informace a novinky týkající se soutěže.

Právní základ:

• plnění smlouvy a podmínek soutěže
• oprávněný zájem správce

Odhlášení z těchto sdělení je možné kdykoli prostřednictvím kontaktu uvedeného níže, případně přes odkaz v e-mailu, pokud je součástí sdělení.

3.5 Vyřízení dotazů a komunikace

Zpracování údajů z e-mailové konverzace slouží k vyřízení dotazu a navazující komunikaci.

Právní základ:

• oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Poskytnutí údajů je dobrovolné, bez nich však není možné dotaz vyřídit.

3.6 Plnění právních povinností

Osobní údaje můžeme zpracovávat i pro účely splnění právních povinností (např. účetnictví).

Právní základ:

• splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

4. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou vzhledem k účelu zpracování:

• údaje přihlašovatelů: po dobu trvání daného ročníku soutěže a dále po dobu 10 let od poslední účasti nebo zapojení, případně do odhlášení
• údaje porotců: po dobu nezbytnou pro vedení historie soutěže a doložení odborného složení porot
• údaje pro zasílání informací o soutěži: nejdéle 10 let od poslední účasti nebo zapojení, případně do odhlášení

Po uplynutí příslušné doby jsou údaje vymazány nebo anonymizovány, pokud právní předpisy nevyžadují uchování.

5. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být zpřístupněny:

• členům organizačního týmu soutěže
• porotcům a osobám podílejícím se na hodnocení (v nezbytném rozsahu)
• dodavatelům technických a organizačních služeb (např. IT, webhosting, správa přihlašovací platformy, produkce akce)
• účetním a právním poradcům
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžadují právní předpisy
• servisní organizaci zřízené správcem za účelem administrace soutěže a související fakturace:

EFFIground spol. s r.o.
Na Pankráci 420/54, 140 00 Praha 4
IČ: 07704411, DIČ: CZ07704411
E-mail: effie@effie.cz

Se zpracovateli osobních údajů uzavíráme smlouvy v souladu s GDPR.

6. Předávání osobních údajů mimo EU

Osobní údaje standardně nepředáváme mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud by k tomu došlo v souvislosti s využitím některých služeb (např. analytické nebo marketingové nástroje), proběhne tak pouze při splnění podmínek GDPR.

7. Jaká máte práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům
• právo na opravu nepřesných údajů
• právo na výmaz (pokud jsou splněny zákonné podmínky)
• právo na omezení zpracování
• právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu
• právo na přenositelnost údajů (v případech stanovených GDPR)
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu

8. Jak nás můžete kontaktovat

V případě dotazů nebo uplatnění práv nás můžete kontaktovat na e-mailu: effie@effie.cz

Pokud se domníváte, že zpracování osobních údajů není v souladu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz

9. Cookies

Web soutěže používá cookies, které umožňují jeho správné fungování a zlepšování uživatelského prostředí.
Cookies jsou malé textové soubory ukládané do vašeho zařízení. Některé cookies jsou nezbytné pro fungování webu, jiné slouží k analytickým nebo marketingovým účelům.

9.1 Jaké typy cookies používáme

• nezbytné cookies: zajišťují základní funkčnost webu
• analytické cookies: pomáhají nám porozumět návštěvnosti a chování uživatelů
• marketingové cookies: slouží k personalizaci obsahu a případně reklamních sdělení

Analytické a marketingové cookies používáme pouze na základě vašeho souhlasu, pokud to vyžaduje právní úprava.

9.2 Jak můžete cookies spravovat

Používání cookies můžete kdykoli upravit v nastavení svého prohlížeče nebo prostřednictvím cookie lišty na webu. Odmítnutí některých cookies může ovlivnit funkčnost webu.

10. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady jsou účinné od: 1. 1. 2020.

Správce je oprávněn tyto zásady aktualizovat. Aktuální verze je vždy dostupná na webu soutěže.